Alpina presenta su proyecto de Transformación Digital

Alpina toma decisiones y asume riesgos buscando resultados superiores permanentemente, es por esto que desde el 2016 vienen ejecutando una estrategia de transformación digital que propone mejorar la productividad, competitividad y crecimiento de forma sostenible de la compañía, a partir del desarrollo de un conjunto de capacidades digitales tales como e-commerce, innovación, productividad, mercadeo y cultura. Aprovechando las últimas tendencias tecnológicas tales como machine learning, artificial intelligence e Internet of things, Alpina quiere llegar a un segundo nivel, para esto buscará la optimización de los procesos, la creación de nuevos canales para llevar los productos, la ampliación de la base de conocimiento de nuestros clientes y el desarrollo de nuevas y mejores opciones que permitirá que la compañía abra su mente hacia lo nuevo y hacia un entorno digital.

Como base fundamental para el diseño de esta estrategia digital, Alpina, en su deseo de optimizar su productividad, realizó un diagnostico interno considerando diferentes frentes como: los datos, la tecnología, el conocimiento y los procesos actuales, identificando como resultado innumerables oportunidades en las diferentes áreas de la organización. A partir de este estudio se consolidó el proyecto de Sinergia para la Transformación Digital Operacional, producto de la necesidad de optimizar el modelo organizacional, los procesos, controles y tecnología.

Como una de las iniciativas Core para transformar la productividad del negocio, Alpina lanzó a inicios del 2017 una RFP (Request For Proposal) con el objetivo de adquirir la mejor herramienta ERP (Enterprise Resource Planning) disponible en el mercado para soportar las necesidades de transformación del negocio, en conjunto con la contratación del mejor socio implementador y operador de la solución. Después de un minucioso proceso de evaluación, que tuvo la participación de más de 100 recursos de Alpina y PriceWaterhouseCoopers, analizaron diferentes capacidades que involucran: la calidad de la solución, la capacidad comercial del socio estratégico, la metodología de implementación, la operación después de la salida en vivo del proyecto y la oferta económica. Como resultado de este proceso se tomaron la decisión de implementar SAP S/4 HANA utilizando a SAP Services como socio implementador e IBM como socio operacional. Teniendo la seguridad que el ERP adquirido es el mejor producto disponible en el mercado, la compañía construirá las bases de cambio que permitirá continuar trabajando de manera eficiente y competitiva.

Este proyecto tiene como objetivo dar el primer paso en la Transformación Digital de la compañía, para implementar la base tecnológica con el fin de optimizar los procesos Core y preparar a la compañía para el aprovechamiento de las herramientas Digitales. Este proceso aplica en todas las geografías como en Colombia en las 5 plantas de producción, 12 centros de distribución, 23 puntos de ventas y el edificio administrativo Sopó. Asimismo, en Ecuador en las 2 plantas y 3 centros de distribución, en la planta y sus 4 centros de distribución en Venezuela y el centro de distribución de Estados Unidos.

La solución ERP, que en español se traduce como el Software de Planeación de Recursos Empresariales, es una aplicación tecnológica que integra en un único sistema todos los procesos de negocio, permite agilizar la toma de decisiones en la empresa, optimizar los procesos e incrementar la calidad de sus productos y/o servicios. La fuente de información del ERP es única, y de rápida generación facilitando la toma de decisiones inteligentes basada en información confiable. En resumen, el ERP busca optimizar la cadena de valor mejorando la productividad de la empresa.

Dentro de los objetivos de esta implementación se estará beneficiando los siguientes procesos:

  • Gestión de la cadena de suministro: la planeación y administración de la demanda y pronóstico del abastecimiento, producción y distribución.
  • Los procesos de la operación, desde la gestión de los proveedores, abastecimiento y aprovisionamiento (compras, con sus respectivos contratos), administración de inventarios, gestión de la manufactura, control de calidad, manejo de centros de distribución, transporte y distribución y mantenimiento de equipos (planta y vehículos)
  • Los procesos de mercadeo y ventas, manejo de precios y promociones, gestión de clientes, integración con el sistema de ventas, administración de pedidos y separación, facturación y entrega al cliente.
  • Los procesos de Talento como atracción, gestión de desempeño, desarrollo de talento, entrenamiento, compensación y nómina
  • Los procesos de Finanzas que incluyen: contabilidad, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, activos fijos, tesorería, gestión de costos, gestión de rentabilidad y gastos de viaje.

La nueva herramienta de ERP SAP s/4 HANA posee una arquitectura digital avanzada que permite acceder a toda la información del negocio en tiempo real, en una única fuente de la verdad, uniendo el mundo analítico y transaccional en un solo sistema.

La ERP SAP cuenta con los más altos estándares de seguridad, flexibilidad y desempeño permitiendo la interconexión entre los diferentes Data Centers o centros de procesamiento de datos con las instalaciones, de tal forma que se puede tener acceso ágil y en tiempo real a toda la información de la compañía. El Data Center principal de la compañía está ubicado en Cota, Cundinamarca y cuenta con otro Data Center en las instalaciones principales de IBM Colombia en Bogotá, usado en caso de que ocurra una emergencia en el data center principal.

Para asegurar que tengamos el mejor servicio de red, modernizaron una proporción importante de la infraestructura que está localizada en varios lugares invisibles dentro de la organización. Asimismo, Alpina está incorporando tecnología CISCO con relación a nuestra red LAN actualizando 68 switches y WLAN actualizando 32 puntos de acceso para la conexión WIFI en todas las geografías.

Por otro lado, Alpina está actualizando toda la planta de telefonía con CISCO y tiene comunicaciones basadas en telepresencia, con 28 salas en todas las geografías que nos ayudan a tener una comunicación que propicia experiencias de cercanía entre alpinistas y otros grupos de interés de forma ágil, mejorando la calidad del video.

Alpina junto con aliados estratégicos como SAP e IBM construyeron una estructura que soporte la infraestructura y las aplicaciones, de acuerdo a las mejores prácticas que tiene el mercado. Este equipo desarrolla alternativas para que se tenga respuestas a las preguntas, inquietudes e incidentes en el menor tiempo posible.

SAP S4HANA es una herramienta de última generación que le ha exigido a un grupo de personas entender las mejores prácticas e integrarlas a Alpina, siendo un trabajo de mucha disciplina, pasión y de seguir una metodología para hacer que las cosas pasen en tiempo record.

La estrategia de adopción al cambio que incluye el entrenamiento fue fundamental para hacer de esta transformación la nueva realidad de Alpina. Con el empoderamiento de todos los alpinistas vamos a sacarle el mayor provecho a esta herramienta, iniciando el entrenamiento con más de 210 cursos en español e inglés que nos ayudarán a fortalecer el proceso de aprendizaje a los 5800 colaboradores y más de 1500 proveedores en todas las geografías.

Lo que estamos haciendo es transformar la compañía en toda su cadena de valor. Este ha sido un reto muy importante pues Alpina debe garantizar que las fases de planeación, diseño, configuración y pruebas se cumplan.

El proyecto empezó el 14 de noviembre de 2018 y sigue una metodología rigurosa de SAP basada en las siguientes fases:

Este proyecto permite conectar todos los procesos de la compañía con el propósito de ser más productivos, trabajar de manera colaborativa, es decir, en equipo y siempre estar pensando en innovar para hacer las cosas mejor.

Gracias a este proyecto Alpina busca ser diferencial por los siguientes atributos:

  • Productividad
  • Flexibilidad
  • Optimización de procesos soportados en tecnología
  • Agilidad para responder a los retos del mercado
  • Evolución Digital
  • Pensamiento Exponencial
  • Aprovechar sinergias entre procesos
  • Adopción de Modelos Estándar y Mejores prácticas del Mercado

Para que esta transformación se llevara a cabo, Alpina contó con un equipo de más de 90 alpinistas quienes estuvieron entrenando en la nueva ERP (SAP) durante 456 horas y 100 consultores de SAP, IBM y Price Waterhouse Cooper que se comprometieron diariamente por hacer de este sueño una realidad. Así mismo, este proyecto cuenta con el apoyo de cientos de alpinistas, quienes buscaron incorporar las necesidades del negocio al nuevo ERP de Alpina (SAP) siempre siguiendo las mejores prácticas mundiales.

Para lograr cada día el mejor provecho de esta herramienta están transformando 294 procesos de la organización en las áreas de talento, supply chain y finanzas.

Para el área de talento varios alpinistas están construyendo una plataforma amigable que soporte todos sus procesos con el fin de que cada alpinista autogestione sus necesidades de desarrollo, seguimiento, retroalimentación, establecimiento de objetivos y desempeño desde el momento en el que ingresa a la compañía.

Por otro lado, todos los procesos de nómina están dentro de esta herramienta y se interconectarán con la contabilidad de la compañía y por primera vez se podrá visualizar nuestra estructura e interconectarla a todos nuestros procesos con los flujos de aprobación respectivos.

En el área de Retail se está transformando los procesos operacionales utilizando la herramienta SAP S/4HANA e incorporando todo el control de inventarios y la producción integrada con nuestra herramienta de ventas.

Este es el trabajo de un equipo, donde la operación está haciendo un esfuerzo muy importante para recolectar la información requerida sin impactar el día a día. Así mismo, el área técnica está apalancándose en aplicaciones que permitan revisar la calidad y mejorar la velocidad de extracción, transformación y cargue de datos.

Alpina no solo sueña con una transformación digital, la compañía está trabajando con mucha disciplina para asegurar que este cambio sea una realidad que permita ser ejemplo de productividad en el mercado.

Este proyecto es complejo y exige rigurosidad en su control por la envergadura del cambio. Con esta transformación Alpina le está apostando a lo más valioso que tiene y es su gente, quienes desarrollan habilidades de empoderamiento, autogestión, trabajo en equipo y disciplina para garantizar la sostenibilidad y el éxito de esta transformación.

Para Alpina han sido unos meses de estabilización pero están seguros de que será ejemplo mundial de disciplina, productividad y digitalización operacional. Alpina necesita tener un equipo comprometido y cuenta todos para lograr la transformación que tanto sueñan.

Hoy por hoy en todos los sectores económicos se encuentran al comienzo de lo que se conoce como “Business 4.0,” sucesor de la Revolución Industrial, o denominada la 4ta Revolución Industrial, en donde el cambio de máquinas de vapor a eléctricas y la evolución en electrónica y computación que trajo consigo el transistor.

Business 4.0 es una revolución en automatización, el cual busca la optimización y eficiencia de los procesos de negocios. El corazón del movimiento busca delegar las actividades transaccionales repetitivas, de alto volumen y manuales (como lo son el acceso, manejo e intercambio de datos) de los negocios a las nuevas tecnologías inteligentes, no con el afán de sustituir a la gente, sino para liberar su tiempo y permitirles dedicarse a actividades más estratégicas.

A partir de esto nace el Proyecto de Automatización (RPA &IA), que busca aportar a la transformación de Alpina hacia una empresa más ágil e inteligente, creando la capacidad para alcanzar un primer nivel de automatización mediante RPAs (Robot Process Automation) y AI (Artificial Intelligence) a gran escala, que le permita a la compañía crecer más rápido y a bajo riesgo.

El RPA (Robot Process Automation) es considerado como un método de automatizar procesos principalmente transaccionales (repetitivos, de alto volumen y manuales), basados en reglas específicas.

En este caso nos referimos a un software que aprende de un usuario de negocio y lo asiste (Se puede considerar un Asistente Virtual) con tareas relativamente sencillas. Utiliza reglas lógicas pre-construidas para entregar resultados (los BOTs repiten tareas que se les han programado). Es una herramienta flexible, construida de tal forma que permite adaptarse a los procesos actuales de cada empresa, funciona al interactuar e imitar a los seres humanos que ejecutan el proceso.

La AI (Artificial Intelligence) permite utilizar tecnología cognitiva avanzada con capacidades similares a los humanos, capaz de reconocer tipografías, identificar imágenes y procesar el lenguaje natural. Combinado con la automatización robótica (RPA) puede ejecutar tareas no rutinarias como insumos y salidas de datos en cualquier formato, reconocimiento de patrones en fuente de datos no estructurados, réplica de actividades basadas en juicio y capacidad de aprendizaje básico.

Inteligencia Artificial es considerada como la capacidad de un sistema (software o máquina) para interpretar correctamente datos externos, para aprender de dichos datos y emplear esos conocimientos para lograr tareas y metas concretas a través de la adaptación flexible.

En Mayo de 2018, Alpina identificó una oportunidad en el Proceso de Conciliaciones y es allí donde PwC presenta una solución mediante RPA, se realiza la prueba de concepto en Jun de 2018, que se extiende en Sep al proceso de creación de Promociones y luego en Dic se diseña una solución para el equipo de Medios, teniendo como resultados:

  • Incremento en la capacidad de cerca del 600%, pasando de crear 40 a 240 promociones en un día.
  • Procesos 80% más ágiles, pasando de actividades de 25 min a 5 min sin errores
  • Disminución de 240 horas hombre equivalentes a 3 personas BPOs, en Control Financiero y Gobierno de Datos.
  • Mayor control y menor riesgo de error​ en el 100% de las transacciones.
  • Mayor dedicación de los Alpinistas en tareas de mayor valor y menos operativas.
  • Extensión del horario de atención sin esforzar de más a nuestros Alpinistas.

​Actualmente Alpina cuenta con 9 BOTs operando (Gobierno de Datos (7), Medios (1) y Contact Center (1)), aportando a los diferentes procesos.

A partir de estos resultados extraordinarios, el equipo a cargo en Alpina (desde la Dirección de Control Interno y Productividad) participa en diferentes foros y benchmark donde se identifican una gran posibilidad de empresas especializadas en la programación e implementación de RPAs e IA, se lanza un RFP (Request for Proposal) y luego de un proceso muy juicioso de selección, Alpina contrata con Accenture los servicios de asesoría, desarrollo e implementación de tecnología RPA e IA para un período de 2 años donde tenemos como meta:

  • En el 2019 incorporar min 30 RPAs más una prueba de Inteligencia Artificial.
  • En el 2020 incorporar 141 RPAs más y 3 inteligencias artificiales adicionales.

Lo que indica que Alpina al cierre de 2020 operará con una fuerza laboral mixta (Alpinistas + Asistentes Virtuales) de 171 RPAs y 4 IA, con lo que perseguimos el incremento de la productividad y eficiencia, disminución de errores, disminución de costos, fortalecimiento de controles y mitigación de riesgos y lo que más no importa, la concentración de los Alpinistas en actividades de agregación de valor real (como análisis y contribución en la toma de decisiones).